I. ¿Quién es el responsable de tratamiento de sus datos?
El responsable de los tratamientos de todos los datos, que realiza la plataforma www.adocum.co
así como aquellos procesos con respecto la gestión de usuarios, clientes, clientes potenciales,
proveedores o posibles colaboradores, es SMART DATA MANAGEMENT, S.L. con CIF B01794999 y
domicilio social, en Calle Princesa 31 Planta 2 Puerta 2 Madrid. España
A efectos de nuestra política de protección de datos el teléfono de contacto es 910 74 60 41 y el
correo electrónico de contacto es [email protected]
Asimismo, le informamos que en el tratamiento de datos en materia de gestión de Usuarios, Clientes
y Proveedores, no existen entidades Corresponsables del Tratamiento.
II. ¿Qué tipo de datos tenemos sobre su persona y cómo los hemos obtenido?
Las categorías de datos personales que SMART DATA MANAGEMENT, S.L. trata sobre sus usuarios,
clientes, clientes potenciales, colaboradores y proveedores son:
• Datos de identificación de la sociedad o autónomo
• Direcciones postales o electrónicas
• Información comercial
• Datos económicos y de transacciones
• Datos curriculares
• Datos profesionales
• Datos relativos al estilo de vida
Así mismo como consecuencia de la relación jurídica existente entre SMART DATA MANAGENENT,
S.L. y nuestros clientes, estos nos pueden comunicar datos propios y de terceros relativos a las
siguientes categorías de datos para su tratamiento en la web www.adocum.co
: Datos de identificación personal, datos de contacto personales, datos de transacciones, bienes y
servicios y de información financiera, datos profesionales, datos sobre estilo de vida, perfiles sociales,
datos de conectividad, Voz, datos de circunstancias personales, datos de información comercial,
localización, geolocalización, Datos de revisión de riesgo, cumplimiento normativa, PBCyFT,
Educación, Imagen, y cualquier otra categoría de datos no relacionada aquí, así como categorías
especiales de datos consistentes en: origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas
o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos biométricos, datos relativos a la salud, vida
sexual u orientación sexual de una persona, así como datos relativos a condenas e infracciones
penales.
En este sentido, queremos informarle que el tratamiento que llevamos a cabo en la aplicación
www.adocum.co lo hacemos en calidad de encargado del tratamiento constando en nuestro registro
de actividades de tratamiento como “ Digitalización de documentos y obtención de datos de forma
automatizada mediante la aplicación ADocum.co ” cuya finalidad es la visualización, obtención y
gestión de los datos de cualquier tipo de Documento transaccional.
Para más información sobre los tratamientos que realizamos de nuestros clientes puede solicitarnos
las políticas de privacidad como responsables del tratamiento.
Todos los datos mencionados los hemos obtenido o directamente de Usted mediante la presentación
de una oferta comercial, propuesta contractual, etc. o mediante la entidad cliente al facilitarnos los
datos de identificación y demás información necesaria para llevar al cabo el objeto de la relación
contractual entre las partes. Será una obligación suya o de su empresa facilitarnos los datos
actualizados en caso de modificación.
III. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos personales relativos a personas físicas vinculadas a clientes potenciales, clientes y
proveedores que SMART DATA MANAGEMENT, S.L. recopile mediante los distintos procesos de
digitalización, escaneo, o formularios de contacto y/o recogida de información se conservarán
durante 24 meses, a no ser que el interesado, solicite su supresión antes de este tiempo. Los datos
proporcionados por nuestros clientes y proveedores se conservarán mientras se mantenga la relación
mercantil entre las partes respetando en cualquier caso los plazos mínimos legales de conservación
según la materia.
En cualquier caso SMART DATA MANAGEMENT, S.L. guardará sus datos personales durante el
período de tiempo que sea razonablemente necesario teniendo en cuenta nuestras necesidades de
dar respuesta a cuestiones que se planteen o resolver problemas, realizar mejoras, activar nuevos
servicios y cumplir los requisitos que exija la legislación aplicable. Esto significa que podemos
conservar tus datos personales durante un período de tiempo razonable incluso después de que
hayas dejado de usar nuestros productos o de que hayas dejado de usar esta página web. Después de
este período, tus datos personales serán eliminados de todos los sistemas de SMART DATA
MANAGEMENT, S.L..
IV. ¿Con qué finalidad y sobre qué base de legitimación tratamos sus datos?
En SMART DATA MANAGEMENT, S.L. tratamos los datos que nos facilitan las empresas o personas
interesadas con el fin de gestionar distintas actividades derivadas de procedimientos específicos
realizados en materia de ventas, servicio post venta, gestión de proveedores, gestión de candidatos,
calidad de servicios, etc. De esta manera, utilizaremos sus datos para llevar al cabo algunas de las
siguientes acciones basándonos en la respectiva base de legitimación:
FINALIDAD DE TRATAMIENTO BASE DE LEGITIMACIÓN
Gestión de los derechos de los interesados en materia de protección de datos Obligación regulatoria
Gestión contable, fiscal, administrativa y facturación de clientes Ejecución (pre)contrato; Obligación regulatoria
Gestión de las solicitudes de información que llegan a través del formularios
web o redes sociales Consentimiento del afectado
Operaciones en la segmentación de potenciales clientes, realización de
campañas de captación, exclusión publicitaria. Consentimiento del afectado; Interés legítimo del responsable
Gestión fiscal, contable y administrativa con proveedores Ejecución (pre)contrato; Obligación regulatoria
Procesos de búsqueda, evaluación y selección de candidatos Consentimiento del afectado
V. ¿Á que destinatarios se comunicarán sus datos?
SMART DATA MANAGEMENT, S.L. nunca compartirá tus datos personales con ninguna empresa
tercera que pretenda utilizarlos en sus acciones de marketing directo, excepto en el caso de que nos
hayas autorizado expresamente a ello.
Le informamos que podemos facilitar tus datos personales a organismos de la Administración Pública
y Autoridades competentes en aquellos casos que SMART DATA MANAGEMENT, S.L. reciba un
requerimiento legal por parte de dichas Autoridades o en los casos que, actuando de buena fe,
consideramos que tal acción es razonablemente necesaria para cumplir con un proceso judicial; para
contestar cualquier reclamación o demanda jurídica; o para proteger los derechos de SMART DATA
MANAGEMENT, S.L. o sus clientes y el público en general.
SMART DATA MANAGEMENT, S.L. puede proporcionar tus datos personales a terceras personas (Ej.
proveedores de servicios de Internet que nos ayudan a administrar nuestra página web o llevar a
cabo los servicios contratados, empresas de soporte y mantenimiento informático, empresas de
logística, gestorías y asesoramiento fiscal y contable, etc.). En cualquier caso, estas terceras personas
deben mantener, en todo momento, los mismos niveles de seguridad que SMART DATA
MANAGEMENT, S.L. en relación con tus datos personales y, cuando sea necesario, estarán vinculadas
por compromisos legales a fin de guardar tus datos personales de forma privada y segura, y a fin de
utilizar únicamente la información siguiendo instrucciones específicas de SMART DATA
MANAGEMENT, S.L. .
Le informamos que nuestra entidad no realiza transferencias internacionales de datos en materia de
gestión de Usuarios, Clientes y/o Proveedores.
VI. ¿Cuáles son sus derechos como afectados o interesado?
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si SMART DATA MANAGEMENT, S.L.
está tratando datos personales que le conciernan, o no.
En concreto, las personas interesadas pueden solicitar el derecho de acceso a sus datos personales,
así como recibirlos en un formato común y lectura mecanizada si el tratamiento se efectúa por
medios electrónicos (derecho de portabilidad).
Asimismo, las personas interesadas pueden solicitar el derecho de rectificación de los datos inexactos
o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sea necesarios para
los fines que fueron recogidos.
Complementariamente, en determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación
del tratamiento de sus datos, o en determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su
situación particular, los interesados podrán ejercitar su derecho a oponerse al tratamiento de sus
datos. SMART DATA MANAGEMENT, S.L. dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos
imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones o en aquellas excepciones
establecidas en la normativa aplicable.
Asimismo, le informamos que tiene derecho a retirar sus consentimientos otorgados en cualquier
momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su
retirada.
Así mismo se informa al Usuario que en cualquier momento puede ejercitar los mencionados
derechos dirigiéndose por escrito a nosotros utilizando los datos de contacto que aparecen en el
Apartado 1, ‘responsable de tratamiento’ de la presente política de Protección de Datos y Privacidad
de SMART DATA MANAGEMENT, S.L., adjuntando copia de su cédula de Ciudadanía o Documento de
Identidad. Al igual modo, puede enviarnos un correo electrónico a la dirección [email protected]
Igualmente, se informa al Usuario que en cualquier momento puede ejercitar los derechos de acceso,
rectificación o supresión de datos, así como disponer de otros derechos reconocidos en el presente
documento y regulados mediante la Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, donde el Congreso de la
República reglamenta el derecho a las Disposiciones Generales para la Protección de Datos
Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2012 y 886 de 2014,
incorporados al Decreto único 1074 de 2015.
Es por lo que el usuario, tendrá el derecho a presentar una reclamación, dirigiéndose por escrito a
nosotros utilizando los datos de contacto que aparecen en el Apartado 1, ‘Responsable de
Tratamiento’ o contactar con, LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO especialmente
cuando no haya obtenido satisfacción o respuesta por parte de Smart Data Management S.L. en el
ejercicio de sus derechos, para que los datos personales que se obtengan en el uso de la
plataforma adocum.co serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley
1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.
Para todos los fines pertinentes el email de contacto es:
Responsable del tratamiento de datos: [email protected]
Datos de contacto de LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:
Dirección: Carrera. 13 #27-00 ciudad de Bogotá, teléfono: (57) (1) 5870000 Ext. 10105,
correo electrónico: [email protected]
y página https://www.sic.gov.co/.
VII. Protección de datos de los usuarios de la página web.De conformidad con el vigente
Reglamento (UE) 2016/679, SMART DATA MANAGEMENT, S.L. informa que los datos de carácter
personal de los Usuarios del sitio web se tratarán para la actividad del tratamiento indicado en cada
formulario de recogida de datos de nuestra página web www.adocum.co por parte de SMART DATA
MANAGEMENT, S.L. .
Dicho tratamiento de sus datos estará amparado en su propio consentimiento. Al pulsar el botón
“ENVIAR”, el Usuario consiente al tratamiento de sus datos por parte de SMART DATA
MANAGEMENT, S.L. .
Asimismo, le informamos que salvo obligación legal o consentimiento expreso por su parte SMART
DATA MANAGEMENT, S.L. no cederá sus datos a terceras personas.
Igualmente, se informa al Usuario que en cualquier momento puede ejercitar los derechos de acceso,
rectificación o supresión de datos, así como disponer de otros derechos reconocidos en el presente
documento y regulados mediante la Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, que reglamenta el derecho
a las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente
reglamentada por los Decretos 1377 de 2012 y 886 de 2014, incorporados al Decreto único 1074 de
2015, dirigiéndose por escrito a nosotros utilizando los datos de contacto que aparecen en el
Apartado 1, ‘Responsable de Tratamiento’
VIII. Otra información de interés sobre nuestra política de privacidad
VI.I Medidas de Seguridad
SMART DATA MANAGEMENT, S.L. adopta los niveles de seguridad requeridos por la normativa
Europea y Española vigente en protección de datos teniendo en cuenta el estado de la técnica, los
costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento descritos, así
como los riesgos de probabilidad y gravedad variables para sus derechos y libertades como persona.
VI.II Tratamiento de datos de menores
Al amparo del Reglamento UE 2016/679 y de la LOPDGDD 3/2018, los menores de más de 14 años
pueden dar su consentimiento a la contratación de servicios de la sociedad de la información, como
puede ser la inscripción en un foro, la cumplimentación de un formulario de contacto, etc. No
obstante, será responsabilidad de SMART DATA MANAGEMENT, S.L. comprobar la veracidad de la
edad indicada por parte del menor.
Para el tratamiento de datos de menores de 14 años dicha recogida de datos se realizará siempre
bajo el expreso consentimiento de los padres o tutores legales.
VI.III Modificaciones de nuestra Política de Protección de Datos y de Privacidad
Ocasionalmente, SMART DATA MANAGEMENT, S.L. podrá realizar modificaciones y correcciones en
este apartado de Política de Protección de Datos para Clientes, Proveedores y Usuarios.
Por favor, verifique este apartado regularmente para consultar los cambios que puedan haber
existido y de qué manera le pueden afectar.
VI.IV ¿Por qué es necesario aceptar está Política de Protección de Datos y de Privacidad?
Este apartado le proporciona de un modo fácilmente accesible toda la información necesaria para que
pueda conocer la tipología de datos que SMART DATA MANAGEMENT, S.L. mantiene sobre sus
usuarios, clientes potenciales, clientes y/o proveedores, las finalidades perseguidas, los derechos que
la normativa de protección de datos reconoce a Ud. como persona afectada y el modo de cómo
ejercer dichos derechos. Por lo tanto, con el envío deliberado de sus datos personales mediante
nuestros medios de contacto y/o con el inicio de la relación mercantil con nuestra empresa
consideramos que reconoce y acepta el tratamiento de tus datos personales tal y como se describe
en la presente política. Esta información personal solamente se usará para los fines para los cuales
nos la has facilitado o determinadas normativas nacionales o regionales nos habilitan hacerlo.
En cualquier caso, debemos advertirle que una negativa por su parte para facilitarnos determinados
datos solicitados podría obstaculizar el desarrollo de la relación contractual entre las partes con
posibles consecuencias serias al momento de prestar las diversas prestaciones contempladas dentro
del contrato mercantil celebrado con la parte contratante.
Si tienes cualquier pregunta en relación con este apartado de Política de Protección de Datos para los
Usuarios, Clientes Potenciales, Clientes y Proveedores de SMART DATA MANAGEMENT, S.L., por
favor, póngase en contacto con la empresa usando la dirección facilitada en el Apartado 1,
‘Responsable de Tratamiento’ y estaremos encantados de atenderte y dar respuesta a las cuestiones
adicionales que nos quieras plantear.
IX. Legislación aplicable
Las presente Política de Protección de Datos se regirá en todo momento por lo dispuesto en la
legislación colombiana, española y europea en materia de protección de datos de carácter personal y
de privacidad.